Una procedura scritta solo in ufficio descrive il lavoro come dovrebbe essere, non come è. Il divario tra lavoro prescritto e lavoro reale è la principale ragione per cui le regole vengono aggirate: se il documento chiede tre passaggi che in pratica rallentano la produzione senza un motivo comprensibile, l'operatore troverà una scorciatoia. Il coinvolgimento di chi svolge l'attività non è quindi una cortesia, ma una condizione di efficacia.
Un metodo semplice prevede quattro passaggi. Primo, osservare il compito in campo con l'operatore più esperto, annotando sequenza, attrezzi e punti critici. Secondo, scrivere la bozza con il preposto, che conosce le variabili di turno e i problemi ricorrenti. Terzo, sottoporla al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, che in base all'articolo 50 è consultato sull'organizzazione della prevenzione e può raccogliere osservazioni dai colleghi. Quarto, provare la bozza su un turno diverso e correggere prima dell'emissione.
In un'azienda di stampaggio plastica, questo percorso applicato al cambio stampo ha fatto emergere che gli operatori del turno di notte non avevano accesso alla chiave del quadro di isolamento, custodita in manutenzione: la procedura scritta a tavolino era inapplicabile per otto ore al giorno. Il coinvolgimento produce anche un effetto culturale, perché chi ha contribuito a scrivere una regola tende a rispettarla e a farla rispettare ai nuovi assunti, diventandone il primo e più credibile divulgatore.