Esistono difetti ricorrenti che trasformano una procedura in carta morta, e riconoscerli aiuta il RSPP a rivedere il proprio archivio con occhio critico. Il primo è la procedura copiata da un'altra azienda o da un modello generico, con riferimenti a reparti inesistenti o macchine diverse: un ispettore lo nota in pochi minuti e i lavoratori ancora prima. Il secondo è l'assenza di un responsabile chiaro, sostituito da formule impersonali come «si provvede a» o «viene verificato», che non dicono chi deve agire.
Il terzo difetto è la prescrizione inapplicabile: chiedere la presenza di due persone in un turno dove ne lavora una sola, oppure richiedere un DPI che il magazzino non ha mai acquistato. Il quarto è la mancanza di collegamento con la valutazione dei rischi: la procedura non dice quale rischio controlla, e quindi nessuno sa perché esiste. Il quinto è l'assenza di registrazioni, per cui è impossibile dimostrare che sia stata applicata.
C'è poi un errore più sottile: scrivere procedure per coprirsi anziché per guidare. Un documento che elenca solo divieti e richiami alla responsabilità del lavoratore, senza dare indicazioni operative, non protegge nessuno, nemmeno chi lo ha firmato, perché in caso di infortunio verrà valutata la sua effettiva idoneità a prevenire l'evento e la vigilanza sulla sua applicazione. Una revisione annuale a campione, scegliendo cinque documenti e verificandoli in reparto con il preposto, è un buon antidoto a tutti questi difetti.