Un permesso di lavoro attraversa fasi precise, e ciascuna lascia una traccia sul modulo. La richiesta nasce da chi ha bisogno dell'intervento e descrive cosa va fatto, dove, quando e da chi. Segue la valutazione: chi autorizza esamina i pericoli dell'area e del lavoro, stabilisce le misure di preparazione come isolamenti, drenaggi, bonifiche, misure di gas, barriere, e quelle da mantenere durante l'esecuzione, come presidi antincendio o sorveglianza esterna.
La preparazione dell'area viene eseguita e verificata prima della firma di autorizzazione. A quel punto avviene il passaggio di consegne in campo: autorizzante ed esecutore si incontrano sul posto, controllano insieme le misure e firmano. Il permesso ha una validità temporale definita, spesso il singolo turno, e va esposto sul luogo di lavoro. Se il lavoro si interrompe o cambia natura, il permesso va sospeso e rivalutato.
La chiusura è la fase più trascurata. L'esecutore dichiara il lavoro terminato e l'area sgombra, l'autorizzante verifica che attrezzi e persone siano usciti, che le protezioni siano state ripristinate e solo allora restituisce l'impianto all'esercizio. Per i lavori a caldo è buona prassi prevedere un controllo successivo dell'area per individuare focolai covanti, con una durata fissata dalla procedura aziendale. In una cartiera, dove polveri e residui di carta favoriscono incendi ritardati, questa sorveglianza dopo il termine del lavoro è spesso il passaggio che fa davvero la differenza.