Un sistema di permessi funziona se i ruoli sono distinti e ciascuno sa esattamente di cosa risponde con la propria firma. Il richiedente è chi ha bisogno del lavoro, spesso la manutenzione o l'ufficio tecnico. L'autorizzante, chiamato in alcune realtà responsabile d'area, è la persona che conosce l'impianto e ha l'autorità per renderlo disponibile in sicurezza: tipicamente il capoturno di produzione o il preposto del reparto. L'esecutore è il responsabile della squadra che svolge l'intervento, interna o esterna, e firma per aver compreso e accettato le condizioni.
A questi si possono aggiungere figure specialistiche: chi esegue le misurazioni dell'atmosfera, chi effettua l'isolamento elettrico o meccanico, chi presidia l'area durante l'ingresso in uno spazio confinato. Ogni persona che firma deve essere formalmente designata, formata sul sistema dei permessi e, se necessario, sulle tecniche specifiche, con un elenco aggiornato dei nominativi abilitati.
L'errore più pericoloso è la concentrazione dei ruoli: lo stesso capo manutenzione che richiede, autorizza ed esegue, firmando tre volte lo stesso modulo. In questo modo il controllo incrociato scompare. Un altro errore frequente è la firma dell'autorizzante data in ufficio, senza sopralluogo. Il RSPP non dovrebbe essere autorizzante di routine, perché il suo ruolo è consulenziale e non gestionale, ma è la figura giusta per progettare il sistema, formare i firmatari e verificare a campione i permessi chiusi.