Le analisi di incidenti gravi in ambito industriale mostrano che il permesso di lavoro era spesso presente, ma non funzionava. Le falle si ripetono con sorprendente regolarità, e un RSPP che conduce audit interni può cercarle in modo sistematico.
La prima falla è la descrizione generica del lavoro: «manutenzione pompa» non dice se si sostituisce una tenuta o si apre il corpo pompa, con pericoli molto diversi. La seconda è la checklist compilata con crocette automatiche, tutte su «non applicabile», senza ragionamento. La terza è la mancanza di comunicazione al cambio turno: il permesso aperto la mattina prosegue nel pomeriggio senza che il nuovo capoturno sappia che c'è una squadra dentro un serbatoio. La quarta è la sovrapposizione di più permessi nella stessa area, ciascuno corretto isolatamente ma incompatibile con gli altri, come una saldatura vicino a un'apertura di linea.
Altre falle riguardano la chiusura: permessi archiviati senza firma di restituzione, impianti rimessi in marcia con protezioni ancora smontate. Per individuarle è utile un controllo a campione mensile di una decina di permessi chiusi, abbinato a visite in campo durante permessi aperti, verificando che quanto scritto corrisponda a ciò che si vede. In un sito con molte imprese esterne è opportuno anche un tabellone, fisico o digitale, che mostri in tempo reale tutti i permessi attivi per area, così da rendere visibili le sovrapposizioni prima che diventino interferenze pericolose.