La riunione di coordinamento preliminare è il momento in cui committente e appaltatori si incontrano prima dell'inizio dei lavori per condividere rischi, misure e regole di convivenza. L'articolo 26 non la nomina espressamente, ma è il modo più naturale e documentabile per adempiere agli obblighi di informazione, cooperazione e coordinamento dei commi 1, 2 e 3.
Partecipano il referente del committente che gestisce l'appalto, il RSPP o l'ASPP del committente, il responsabile tecnico o il preposto dell'appaltatore che sarà effettivamente presente in sito, e quando possibile i referenti di eventuali subappaltatori. La presenza del solo commerciale dell'impresa esterna è un segnale debole: serve chi organizzerà e guiderà la squadra. L'ordine del giorno ricorrente comprende la descrizione delle attività e del cronoprogramma, le aree interessate e la loro delimitazione, i rischi dell'ambiente e quelli introdotti dall'appaltatore, le interferenze individuate e le misure concordate, le regole di accesso, l'uso di attrezzature e servizi del committente, la gestione delle emergenze e i nominativi dei referenti per tutta la durata del contratto.
In una fermata estiva di uno stabilimento cartario, con otto imprese contemporaneamente presenti, la riunione preliminare collettiva permette a ciascuna di conoscere le attività delle altre e di risolvere sovrapposizioni prima che si materializzino. È buona prassi farla precedere o seguire da un sopralluogo congiunto nelle aree, perché molte interferenze si vedono solo sul posto.