Una riunione di coordinamento che non lascia traccia scritta, ai fini della prova, è come se non fosse avvenuta. Il verbale non è un adempimento estetico: è la prova di aver informato, cooperato e coordinato, e diventa il documento di riferimento per il personale in campo quando sorge un dubbio.
Un verbale utile riporta data, luogo e partecipanti con la loro funzione e l'impresa di appartenenza. Indica l'appalto di riferimento e l'eventuale DUVRI collegato. Sintetizza le attività previste, le aree, gli orari e il periodo. Elenca le interferenze esaminate e, per ciascuna, la misura concordata e il soggetto incaricato di attuarla: ad esempio, «la ditta X recinta l'area di taglio con transenne e presidia con estintore; il reparto produzione sospende il transito dei carrelli sulla corsia 4 dalle 8 alle 12». Riporta le decisioni sulle attrezzature eventualmente concesse in uso dal committente e le modalità di comunicazione in emergenza. Si chiude con le firme.
Il verbale deve essere diffuso a chi lo deve applicare: il preposto di reparto del committente e il caposquadra dell'appaltatore devono conoscerne i contenuti. Nei contratti lunghi, come la manutenzione annuale di uno stabilimento, i verbali si susseguono a ogni variazione significativa e costituiscono, insieme al DUVRI aggiornato, la storia del coordinamento. Un errore frequente è usare moduli prestampati con frasi generiche identiche per ogni appalto: un verbale che potrebbe valere per qualsiasi lavoro non prova di aver coordinato quello specifico.