Molti rischi entrano in azienda dalla porta dell'ufficio acquisti: una nuova sostanza chimica, una macchina usata, un DPI economico, un servizio affidato al ribasso. Integrare la sicurezza nel processo di approvvigionamento significa agire prima che il bene o il servizio arrivi, quando cambiare scelta costa poco.
Il primo strumento è la richiesta d'acquisto con requisiti di sicurezza. Per una macchina, il capitolato indica la conformità alla normativa di prodotto applicabile, la documentazione da consegnare, l'eventuale formazione dell'installatore e i livelli di rumore accettabili. Per una sostanza, la richiesta preventiva della scheda di dati di sicurezza consente al RSPP di valutare prima dell'ordine se esistono alternative meno pericolose. Per i DPI, la specifica indica categoria, norma tecnica di riferimento e prove di indossabilità. Per i servizi, il capitolato richiama il regolamento per le imprese esterne e i requisiti di qualifica.
Il secondo strumento è l'albo dei fornitori qualificati, che distingue i fornitori per criticità ai fini della sicurezza e ne registra la valutazione nel tempo. Indicatori semplici come infortuni e mancati incidenti durante le prestazioni, violazioni rilevate, puntualità nella consegna dei documenti e qualità dei verbali di riconsegna permettono di confermare, sospendere o escludere. Un fornitore che costa il cinque per cento in meno ma accumula violazioni gravi non è conveniente. Il controllo all'arrivo del bene e i requisiti tecnici di prodotto sono trattati nei blocchi dedicati a macchine, DPI e agenti chimici.