Ricomponendo i temi del blocco, il ciclo di vita di un appalto gestito correttamente attraversa una sequenza di passaggi che il RSPP può trasformare in una procedura aziendale e in una checklist di controllo.
In fase di definizione, l'ufficio che richiede l'appalto coinvolge il servizio di prevenzione, si chiarisce la natura del contratto e si verifica se si ricade nel Titolo IV. In fase di selezione, si applicano i criteri di qualifica proporzionati al rischio e si verifica l'idoneità tecnico-professionale. In fase contrattuale, si redige il DUVRI o si motiva per iscritto la sua esclusione, si stimano i costi da interferenza, si inseriscono le clausole su subappalto, accesso, permessi e sanzioni.
Prima dell'avvio, si consegna l'informativa sui rischi dell'ambiente, si tengono riunione preliminare e sopralluogo, si definiscono i referenti e si prepara l'accoglienza delle persone che entreranno. Durante l'esecuzione, si controllano gli accessi con tessera ed elenco nominativo, si gestiscono i permessi di lavoro, si effettuano sopralluoghi documentati, si aggiorna il DUVRI a ogni cambiamento significativo. Alla chiusura, si verificano la riconsegna delle aree e degli impianti, la chiusura di tutti i permessi e lo stato delle protezioni, e si registra la valutazione finale del fornitore nell'albo.
Ogni passaggio produce una registrazione specifica. La loro raccolta in un fascicolo per appalto, cartaceo o digitale, consente di rispondere in pochi minuti a un ispettore o a un auditor e, soprattutto, di imparare dagli appalti precedenti.