Un RSPP che entra in un'azienda priva di un sistema organizzato non può costruire tutto in una volta. Serve un ordine di priorità che parta dai rischi maggiori e dai punti di contatto più fragili, e che produca risultati visibili in tempi brevi per guadagnare credibilità.
Una sequenza realistica prevede, nei primi mesi, il censimento degli appalti in essere e delle ditte che entrano abitualmente nel sito, con la verifica di quali hanno un DUVRI e un'idoneità documentata, e la messa sotto controllo degli accessi. In parallelo si individuano le attività che richiedono un permesso di lavoro, si introduce almeno il permesso per lavori a caldo e quello per gli ambienti confinati se presenti, e si formano autorizzanti ed esecutori. Successivamente si scrivono la procedura di gestione degli appalti e le istruzioni operative per le attività più critiche emerse dal DVR, coinvolgendo preposti e operatori.
Nella fase di consolidamento si costruisce l'albo fornitori con la valutazione periodica, si integra la sicurezza nel processo d'acquisto, si avvia un piano di audit interni a campione su permessi e appalti. Solo quando questi elementi funzionano ha senso valutare un percorso di certificazione secondo la norma internazionale. Due indicatori semplici aiutano a misurare il progresso: la percentuale di appalti attivi con documentazione completa e la percentuale di permessi chiusi correttamente sul totale di quelli verificati. Entrambi andrebbero presentati alla riunione periodica dell'articolo 35, insieme agli eventi che hanno coinvolto imprese esterne.