Il comma 4 dell'articolo 71 contiene obblighi di gestione che si traducono direttamente in documenti verificabili durante un'ispezione. Il datore di lavoro prende le misure necessarie affinché le attrezzature siano installate e utilizzate in conformità alle istruzioni d'uso, siano oggetto di idonea manutenzione al fine di garantire nel tempo la permanenza dei requisiti di sicurezza e siano corredate, ove necessario, da apposite istruzioni d'uso e libretto di manutenzione.
La stessa disposizione richiede che siano curati la tenuta e l'aggiornamento del registro di controllo delle attrezzature per cui esso è previsto. Il registro, cartaceo o informatico, raccoglie gli interventi di controllo e manutenzione e deve permettere di ricostruire chi ha fatto cosa e quando. Per molte attrezzature lo prevede direttamente il fabbricante nel manuale, per altre lo impongono norme specifiche, come avviene per i controlli degli apparecchi di sollevamento.
Un errore frequente è confondere la manutenzione produttiva con quella di sicurezza. Il piano di manutenzione del reparto può essere impeccabile su cuscinetti e lubrificazione, ma ignorare il controllo periodico dell'efficacia degli interblocchi, del tempo di arresto di una pressa o dello stato del pulsante di emergenza.
L'ASPP, durante i sopralluoghi, può fare un controllo semplice ma rivelatore: scegliere tre macchine a caso e chiedere manuale, piano di manutenzione e ultima registrazione. Se uno dei tre documenti manca, la gestione ha un buco sistematico.