Il fascicolo tecnico, descritto nell'Allegato VII della direttiva, è la documentazione con cui il fabbricante dimostra la conformità della macchina ai requisiti applicabili. Comprende una descrizione generale della macchina, il disegno complessivo e gli schemi dei circuiti di comando, i disegni dettagliati e le note di calcolo necessari a verificare la conformità, la documentazione sulla valutazione dei rischi con l'elenco dei requisiti applicati e le misure adottate, le norme e specifiche tecniche utilizzate, i rapporti delle prove, una copia delle istruzioni e, se del caso, la dichiarazione di incorporazione delle quasi-macchine incluse.
Il fascicolo deve essere conservato e reso disponibile per almeno dieci anni dalla data di fabbricazione della macchina o, nella produzione in serie, dell'ultimo esemplare. Un aspetto spesso frainteso è che il fascicolo non deve essere consegnato all'acquirente: va messo a disposizione delle autorità nazionali di sorveglianza su richiesta motivata, e può anche non esistere materialmente in un unico raccoglitore, purché il fabbricante sia in grado di riunirlo in tempi ragionevoli.
L'utilizzatore riceve invece la dichiarazione di conformità e le istruzioni. Chiedere al fornitore l'intero fascicolo, come talvolta si legge nei capitolati, è quindi una richiesta non dovuta. Più utile è chiedere la valutazione dei rischi residui, gli schemi elettrici aggiornati e l'elenco delle funzioni di sicurezza con il livello di prestazione raggiunto: informazioni preziose per manutenzione e modifiche future.