La procedura delle verifiche periodiche è regolata dal DM 11 aprile 2011, che disciplina modalità di effettuazione, compiti dei soggetti titolari e criteri di abilitazione dei soggetti privati. Il percorso inizia con la comunicazione all'INAIL della messa in servizio dell'attrezzatura, oggi effettuata in via telematica tramite l'applicativo dedicato dell'Istituto, che assegna un numero di matricola.
La prima delle verifiche periodiche è di competenza dell'INAIL, che vi provvede entro quarantacinque giorni dalla richiesta. Le verifiche successive spettano alle ASL o, dove previsto dalla legge regionale, all'ARPA, che vi provvedono entro trenta giorni dalla richiesta. Decorsi inutilmente questi termini, il datore di lavoro può avvalersi di soggetti pubblici o privati abilitati iscritti negli elenchi ministeriali; nella richiesta di prima verifica può già indicare il soggetto abilitato a cui l'INAIL potrà affidare la verifica. Le verifiche sono onerose e i costi sono a carico del datore di lavoro.
Il verbale di verifica va conservato e, per le attrezzature che lavorano fuori sede, deve accompagnarle. Per gli apparecchi di sollevamento materiali, al raggiungimento dei vent'anni di vita, il DM prevede un'indagine supplementare volta a valutare lo stato di conservazione delle parti strutturali e la vita residua.
L'errore operativo più frequente non è l'assenza della verifica, ma la richiesta presentata in ritardo: la scadenza va calcolata sull'ultima verifica, non sul giorno in cui arriva il tecnico, e la richiesta va inoltrata con anticipo.