Lo strumento che rende governabile tutto ciò che è stato visto è un registro unico delle attrezzature, tenuto in forma di database o di foglio elettronico condiviso tra servizio di prevenzione, manutenzione e acquisti. Per ogni attrezzatura servono pochi campi essenziali: codice interno e ubicazione, costruttore, modello, matricola e anno; regime normativo applicabile, cioè marcatura secondo direttiva o conformità all'Allegato V con relazione di adeguamento; presenza di dichiarazione e istruzioni in italiano.
Seguono i campi della gestione: piano di manutenzione e controlli di sicurezza con frequenza e responsabile; data dell'ultimo controllo e del prossimo; appartenenza all'Allegato VII, con matricola INAIL, data dell'ultima verifica periodica, soggetto verificatore e scadenza; necessità di abilitazione degli operatori e nominativi incaricati; modifiche eseguite con riferimento alla scheda di gestione del cambiamento.
Da questo registro discendono automaticamente gli avvisi di scadenza, l'elenco delle attrezzature da non consegnare alle imprese esterne senza documentazione, le priorità di sostituzione e i dati per la riunione periodica. Il valore del registro sta nell'essere mantenuto: va aggiornato a ogni acquisto, dismissione, spostamento e modifica, con una procedura che impedisca di mettere in servizio un'attrezzatura nuova prima della sua registrazione e del collaudo interno di sicurezza. Davanti a un ispettore, un registro coerente e aggiornato è la prima prova concreta di una gestione diligente.