Ogni valutazione seria parte dal censimento. In pratica il RSPP o l'ASPP costruisce un elenco di tutti i prodotti presenti, reparto per reparto, partendo da tre fonti incrociate: gli acquisti registrati in contabilità o nel gestionale, il sopralluogo fisico nei magazzini, negli armadi e sulle linee, le interviste ai capi reparto e ai manutentori. Il confronto rivela sempre sorprese: bombolette spray comprate al supermercato, campioni lasciati da fornitori, prodotti dismessi da anni mai smaltiti, contenitori anonimi riempiti per travaso.
Per ogni prodotto il foglio di censimento riporta almeno il nome commerciale, il fornitore, la data di revisione della scheda di dati di sicurezza, le indicazioni di pericolo H, la quantità annua consumata e quella massima in giacenza, i reparti e le mansioni che lo utilizzano, la modalità d'uso. A questi si aggiungono gli agenti che si generano dal processo: fumi di saldatura, nebbie oleose, polveri di levigatura, gas di scarico, prodotti di decomposizione termica.
Il censimento è anche l'occasione per ridurre. In una media azienda metalmeccanica si trovano facilmente sei o sette sgrassanti diversi per la stessa funzione: unificarli scegliendo il meno pericoloso semplifica formazione, stoccaggio, DPI e sorveglianza. Un errore frequente è considerare il censimento un atto unico; deve invece diventare una procedura, con l'obbligo per l'ufficio acquisti di sottoporre ogni nuovo prodotto al servizio di prevenzione prima del primo ordine, insieme alla relativa scheda aggiornata.