Il primo requisito operativo chiede all'organizzazione di determinare i fattori esterni e interni rilevanti per le proprie finalità e che influenzano la capacità di raggiungere i risultati attesi del sistema. Non si tratta di scrivere una presentazione aziendale, ma di individuare ciò che può rendere più facile o più difficile prevenire infortuni e malattie.
Tra i fattori esterni rientrano il quadro legislativo e la sua evoluzione, le condizioni del mercato del lavoro, la concorrenza che spinge a ridurre i tempi, le nuove tecnologie, le condizioni climatiche, le aspettative dei clienti, la disponibilità di fornitori qualificati. Tra i fattori interni si considerano la struttura organizzativa, la cultura aziendale, l'età e la provenienza della forza lavoro, il ricorso ad appalti e somministrazione, lo stato degli impianti, i turni, la situazione economica e i sistemi informativi.
Si pensi a una carpenteria metallica con il 30 per cento di personale assunto da meno di un anno e molti lavoratori stranieri: è un fattore interno che incide direttamente su formazione, comprensione delle istruzioni e affiancamento. Oppure a un magazzino che lavora per l'e-commerce con picchi stagionali: il ricorso a personale interinale nelle settimane di punta è un dato di contesto che deve tradursi in un processo di accoglienza rapido ed efficace.
Strumenti utili per questa analisi sono la SWOT e la PESTLE, purché portino a conclusioni operative. Un'analisi di contesto ben fatta dice quali temi il sistema deve presidiare per primi.