Molti incidenti gravi nell'industria nascono da modifiche introdotte senza valutarne gli effetti: un nuovo prodotto chimico acquistato perché più economico, una linea spostata per fare spazio, un turno ridotto, una procedura semplificata da un nuovo responsabile. La norma richiede di stabilire processi per attuare e controllare i cambiamenti pianificati, temporanei e permanenti, che hanno impatto sulle prestazioni di salute e sicurezza.
I cambiamenti da considerare comprendono nuovi prodotti, servizi e processi o modifiche a quelli esistenti, comprese ubicazioni dei luoghi di lavoro, organizzazione del lavoro, condizioni di lavoro, attrezzature e forza lavoro; modifiche delle prescrizioni legali; nuove conoscenze su pericoli e rischi; sviluppi delle conoscenze e della tecnologia. L'organizzazione deve anche riesaminare le conseguenze dei cambiamenti non intenzionali e adottare azioni per mitigarne gli effetti negativi.
Lo strumento operativo è una scheda di gestione della modifica, compilata da chi propone il cambiamento prima dell'attuazione, che chiede: cosa cambia, quali pericoli nuovi o modificati, chi è coinvolto, quali documenti vanno aggiornati, quale formazione serve, chi autorizza. Per modifiche rilevanti la firma del RSPP e la consultazione dell'RLS precedono l'avvio.
In un'azienda di stampaggio di materie plastiche l'introduzione di un nuovo granulo additivato passa per la scheda di modifica, che rileva un'emissione diversa in fase di estrusione, l'esigenza di verificare l'aspirazione e di aggiornare la valutazione del rischio chimico prima della produzione.