Quando si verifica un incidente o una non conformità, la norma chiede una sequenza precisa. Prima reagire tempestivamente: controllare e correggere la situazione e gestirne le conseguenze. Poi valutare, con la partecipazione dei lavoratori e il coinvolgimento delle parti interessate pertinenti, la necessità di azioni correttive per eliminare le cause radice, attraverso l'indagine sull'evento, la determinazione delle cause e la verifica se eventi simili si sono già verificati o potrebbero verificarsi altrove.
Segue il riesame delle valutazioni dei rischi esistenti, la determinazione e attuazione delle azioni nel rispetto della gerarchia delle misure e della gestione del cambiamento, la valutazione dei rischi associati ai pericoli nuovi o modificati prima di intervenire, il riesame dell'efficacia delle azioni e, se necessario, la modifica del sistema.
La distinzione tra correzione e azione correttiva è centrale. La correzione elimina il problema riscontrato: si rimonta il riparo di un tornio trovato smontato. L'azione correttiva elimina la causa: si scopre che il riparo veniva tolto perché ostacolava il cambio utensile, quindi si installa un riparo interbloccato apribile con un accesso più comodo. Fermarsi alla correzione garantisce che il problema si ripresenti.
Gli eventi da trattare comprendono infortuni, quasi incidenti, malattie professionali, non conformità da audit, rilievi degli organi di vigilanza e segnalazioni dei lavoratori. Le tecniche avanzate di indagine, come l'albero delle cause o i cinque perché, sono riservate all'aggiornamento RSPP e qui basta un cenno.