L'esperienza mostra alcuni errori ricorrenti che svuotano i sistemi di gestione. Il primo è il sistema delegato: la direzione affida tutto al RSPP o a un consulente esterno e si limita a firmare. Il risultato è un sistema ben scritto ma estraneo all'organizzazione, che crolla al primo conflitto tra sicurezza e produzione.
Il secondo è il sistema di carta: procedure copiate da modelli generici, con riferimenti a reparti o macchine inesistenti, registrazioni compilate a ridosso dell'audit, check list firmate in serie con la stessa penna. Un auditor attento lo riconosce in pochi minuti confrontando ciò che è scritto con ciò che vede in reparto.
Il terzo è la certificazione come fine: l'obiettivo diventa superare la verifica annuale invece di ridurre i rischi, e ogni non conformità viene vissuta come un'accusa da contestare anziché un'informazione utile. Il quarto è l'assenza dei lavoratori: il sistema viene costruito in ufficio, senza preposti e operatori, e le istruzioni risultano impraticabili.
Altri errori riguardano la sovrapposizione con il DVR, che porta a due valutazioni dei rischi diverse e incoerenti; indicatori che premiano l'assenza di segnalazioni; azioni correttive chiuse senza verifica di efficacia; appaltatori esclusi dal perimetro reale; mancato aggiornamento dopo riorganizzazioni o cambi di proprietà.
Il rimedio comune è tenere il sistema piccolo e vero: poche procedure scritte dove servono, registrazioni prodotte durante il lavoro e non dopo, verifiche in campo più che sulle carte.