In un sistema di gestione il RSPP svolge tre funzioni distinte. È consulente tecnico della direzione, che porta analisi e proposte senza sostituirsi a chi decide. È architetto del sistema, che disegna processi semplici e coerenti con gli obblighi del D.Lgs. 81/08 e con la norma scelta. È verificatore, che controlla in campo che i processi funzionino e segnala alla direzione gli scostamenti.
Una roadmap realistica parte dalla volontà dichiarata della direzione, senza la quale nessun sistema regge, e procede con l'esame della situazione iniziale, la scelta del riferimento più adatto tra ISO 45001, Linee guida UNI-INAIL e procedure semplificate ministeriali, la definizione di politica, ruoli e campo di applicazione. Seguono la messa a punto dei processi critici, cioè valutazione dei rischi integrata, gestione delle modifiche, appalti, emergenze, segnalazioni e azioni correttive, quindi il coinvolgimento strutturato dei lavoratori e dell'RLS, un set ristretto di indicatori e un primo ciclo di audit e riesame.
Se l'azienda vuole una tutela rispetto al D.Lgs. 231/01, al sistema si aggiungono sistema disciplinare, organismo di vigilanza e la mappatura puntuale degli otto ambiti dell'art. 30, valutando eventualmente l'asseverazione presso l'organismo paritetico del settore.
Il criterio finale per giudicare il lavoro svolto è semplice: chiedere a un operatore del turno di notte quali sono i rischi del suo lavoro, chi li controlla e cosa fa se qualcosa non va. Se sa rispondere, il sistema esiste davvero.