Le definizioni dell'articolo 2 del D.Lgs. 81/08 hanno conseguenze dirette sul modo di progettare. L'informazione trasferisce conoscenze utili a identificare e gestire i rischi: si progetta come un flusso di messaggi chiari, brevi, ripetibili, spesso scritti o visivi, e si verifica soprattutto la ricezione. La formazione è un processo educativo che mira a far acquisire competenze per svolgere in sicurezza i compiti: richiede obiettivi, metodi, tempi e una verifica dell'apprendimento. L'addestramento riguarda l'uso corretto di attrezzature, macchine, impianti, sostanze, dispositivi e procedure di lavoro: si progetta attorno alla pratica guidata e si valuta osservando l'esecuzione.
Confondere i tre livelli porta a errori tipici. Un video sulle imbracature proiettato in sala mensa è informazione, non addestramento: il lavoratore non ha indossato il DPI, non ha regolato i cosciali, non ha provato il collegamento al cordino. Al contrario, organizzare due ore di prova pratica per comunicare il nuovo numero interno di emergenza è uno spreco di risorse.
In fase di progettazione conviene quindi classificare ogni bisogno rilevato in una delle tre categorie. In un magazzino logistico, la nuova planimetria delle vie di esodo è materia di informazione; la gestione del rischio di investimento nelle corsie miste è materia di formazione; il cambio della batteria al litio del transpallet elettrico richiede addestramento con prova di esecuzione e registrazione dell'esito.