La progettazione formativa segue un ciclo che la letteratura di instructional design descrive spesso con l'acronimo ADDIE: analisi, design, sviluppo, implementazione, valutazione. Tradotto nel lavoro del RSPP, il ciclo diventa: rilevare i fabbisogni, definire obiettivi e architettura del percorso, preparare materiali e prove, erogare l'intervento, verificarne gli effetti e riportare i risultati nella successiva analisi. Il ciclo è circolare, non lineare, e somiglia volutamente al Plan-Do-Check-Act dei sistemi di gestione.
Ogni fase produce un documento concreto. L'analisi genera un report dei fabbisogni per area e mansione. Il design produce il progetto formativo con obiettivi, contenuti, metodi, durata, docenti e criteri di verifica. Lo sviluppo produce slide, casi, schede di esercitazione, test e griglie di osservazione. L'implementazione lascia registri presenze, verbali e materiali consegnati. La valutazione produce un rapporto con esiti dei test, osservazioni sul campo e indicatori.
L'errore più frequente nelle piccole aziende è saltare direttamente all'implementazione: si fissa la data del corso, si chiama il docente e si spera che i contenuti siano adatti. Il risultato è un'aula che ascolta concetti generici mentre i rischi specifici restano fuori. Anche in una ditta di dieci persone il ciclo completo può stare in poche pagine, ma deve esistere, perché è l'unico modo per dimostrare che la formazione è stata pensata sui rischi effettivi e non semplicemente acquistata.