Il fabbisogno formativo non si inventa e non si ricava solo dalle scadenze. Le fonti utili sono numerose e vanno lette insieme. Il DVR indica rischi, misure e mansioni esposte; le procedure e istruzioni operative indicano comportamenti attesi; gli infortuni, le medicazioni e i quasi incidenti rivelano dove il comportamento reale si discosta da quello atteso; i verbali di audit interno e di sopralluogo segnalano non conformità ricorrenti; le prescrizioni degli organi di vigilanza indicano lacune già accertate.
A queste fonti si aggiungono le segnalazioni del RLS, le osservazioni dei preposti, le richieste dei lavoratori raccolte nella riunione periodica, i giudizi del medico competente sulle condizioni di salute che richiedono attenzioni particolari, e gli eventi di cambiamento: nuove macchine, nuove sostanze, modifiche di layout, ingresso di neoassunti o lavoratori in somministrazione.
In un'azienda di carpenteria metallica, l'incrocio delle fonti potrebbe mostrare che il registro delle medicazioni riporta frequenti tagli alle mani nella zona di sbavatura, che l'audit ha rilevato guanti antitaglio non indossati e che gli operatori lamentano scarsa sensibilità con i guanti in dotazione. Il fabbisogno reale non è un altro corso sui DPI, ma una sessione pratica sulla scelta del livello di protezione al taglio secondo la norma EN 388, unita alla prova di modelli diversi. Senza incrocio delle fonti questa diagnosi non emergerebbe.