Ogni azienda ha due tipi di fabbisogno formativo. Il fabbisogno di obbligo deriva dalle norme: formazione generale e specifica dei lavoratori, preposti, dirigenti, addetti alle emergenze, abilitazioni per attrezzature, aggiornamenti periodici. Il fabbisogno reale deriva dalla distanza tra le competenze necessarie per lavorare in sicurezza e quelle effettivamente possedute. I due insiemi si sovrappongono solo in parte: si può essere perfettamente in regola con gli attestati e avere comunque lacune gravi.
La gap analysis rende visibile questa distanza. Per ciascuna mansione si elencano le competenze critiche, si stabilisce il livello richiesto su una scala semplice, ad esempio da uno a quattro, e si rileva il livello attuale tramite osservazione, colloquio o prova pratica. Lo scarto indica la priorità. Una competenza critica con scarto elevato su più persone giustifica un intervento collettivo; uno scarto isolato si risolve con affiancamento individuale.
Nel reparto verniciatura di un'azienda di serramenti, per esempio, tutti gli addetti hanno l'aggiornamento valido, ma l'osservazione mostra che nessuno sa verificare la data di sostituzione dei filtri della semimaschera né riconoscere la saturazione dei carboni attivi. Lo scarto riguarda una competenza critica per il rischio chimico e coinvolge l'intero gruppo: la priorità è massima, anche se dal punto di vista documentale l'azienda risulterebbe a posto.