Ogni strumento di rilevazione ha punti di forza e limiti. L'intervista individuale semistrutturata, condotta con capireparto, preposti e lavoratori esperti, permette di capire come si lavora davvero, quali scorciatoie si usano e perché. Richiede tempo e un clima di fiducia: se il lavoratore teme conseguenze disciplinari, racconterà la procedura scritta e non la pratica reale.
Il questionario raggiunge molte persone e consente confronti tra reparti, ma misura percezioni e non competenze. Funziona bene con domande specifiche, ad esempio sapresti indicare dove si trova la valvola di intercettazione del gas della cabina, e male con domande vaghe come ritieni utile la formazione. Il focus group, con sei-dieci partecipanti e un conduttore, fa emergere problemi condivisi e soluzioni proposte dal basso; va gestito per evitare che una voce dominante orienti il gruppo.
L'osservazione diretta del lavoro è lo strumento più affidabile per i compiti operativi. Il RSPP o l'ASPP osserva l'esecuzione di una fase, ad esempio l'imbracatura di un carico al carroponte, con una griglia che riporta i passaggi critici, come la verifica della targhetta di portata, l'angolo dei tiranti e la posizione delle mani, e annota scostamenti senza intervenire, salvo pericolo grave e immediato. La combinazione tipica in una media azienda è osservazione sulle mansioni a rischio maggiore, interviste ai preposti e un breve questionario conoscitivo per l'intera popolazione, così da triangolare i risultati.