Anche il miglior progetto può fallire se l'aula non viene gestita. Un gruppo in formazione attraversa fasi riconoscibili: iniziale diffidenza, ricerca di ruoli, a volte conflitto, poi collaborazione. Il docente esperto le riconosce e non si spaventa delle tensioni iniziali, ma le usa per costruire il clima. Stabilire all'inizio poche regole condivise, come telefoni silenziosi, rispetto dei turni di parola, riservatezza su quanto emerge, aiuta a prevenire molti problemi.
Alcuni partecipanti mettono alla prova la conduzione. Il contestatore critica ogni contenuto: conviene riconoscerne la parte di verità, chiedere esempi concreti e restituire la questione al gruppo, senza entrare in duello. Il monopolizzatore parla troppo: si valorizza il contributo e si chiede esplicitamente il parere di altri. Il silenzioso non interviene: si coinvolge con lavori a coppie o domande semplici e non giudicanti. Il distratto con il telefono: spesso è un segnale che il ritmo va cambiato.
Una situazione particolare in azienda è la presenza in aula di persone di livelli gerarchici diversi. Un lavoratore difficilmente racconterà come aggira una procedura davanti al proprio capo. Quando l'obiettivo richiede franchezza, conviene progettare gruppi omogenei per ruolo, oppure coinvolgere i preposti in una sessione dedicata. Il RSPP che fa docenza interna deve inoltre gestire la percezione del proprio ruolo: in aula è un facilitatore, non un ispettore che raccoglie prove.