La formazione che non si può dimostrare, sul piano documentale, è come se non fosse stata fatta. La documentazione minima comprende il registro delle presenze, firmato dai partecipanti in ingresso e in uscita per ogni sessione, con date, orari, argomenti e firma del docente; gli esiti delle verifiche di apprendimento, compresi test e griglie delle prove pratiche; gli attestati rilasciati; i materiali utilizzati; il progetto formativo. Per l'e-learning il registro è sostituito dai report di tracciamento della piattaforma, da conservare in forma integra.
Gli attestati devono riportare gli elementi richiesti dall'Accordo, tra cui dati del partecipante, soggetto formatore, tipo di corso con riferimento normativo, durata, periodo di svolgimento, esito della verifica e, dove previsto, settore di rischio. L'articolo 37, comma 14, del D.Lgs. 81/08 prevede inoltre che le competenze acquisite siano registrate nel libretto formativo del cittadino, strumento che nella pratica ha avuto un'attuazione limitata.
L'archiviazione va organizzata per persona e per corso, in modo da rispondere rapidamente a due domande: che formazione ha questo lavoratore, e chi ha seguito questo corso. Un archivio digitale con scansioni firmate e una matrice aggiornata delle scadenze evita la tipica situazione in cui, durante un'ispezione, si cercano attestati in raccoglitori di reparti diversi. Le regole di conservazione e accesso devono rispettare anche la normativa sulla protezione dei dati personali, poiché registri ed esiti contengono informazioni sulle persone.