Le comunicazioni di sicurezza improvvisate tendono a concentrarsi dopo gli incidenti e a sparire nei periodi tranquilli. Un piano di comunicazione annuale, approvato dal datore di lavoro e collegato al programma di miglioramento del DVR, rende l'attività regolare e misurabile. La norma UNI ISO 45001 chiede del resto all'organizzazione di stabilire processi per la comunicazione interna ed esterna, definendo cosa comunicare, quando, a chi e come.
La struttura di un piano efficace comprende pochi elementi. Gli obiettivi, espressi in termini di comportamenti o conoscenze attese, per esempio aumentare le segnalazioni di near miss nel reparto spedizioni o ridurre gli accessi non autorizzati alle aree di carico. I destinatari, suddivisi per gruppi omogenei: dirigenti, preposti, operatori di produzione, manutentori, impiegati, imprese esterne. I messaggi chiave, pochi e coerenti. I canali e il calendario. I responsabili di ciascuna azione. Gli indicatori per verificare il risultato.
Un esempio realistico per una media azienda logistica: in gennaio campagna sulla viabilità interna con incontri per turno, a marzo prova del nuovo sistema di segnalazione via QR code, a giugno comunicazioni sul caldo, a ottobre restituzione dei dati annuali degli infortuni e dei near miss. Il piano va rivisto a metà anno: se un tema non ha prodotto alcun cambiamento, occorre capire se è stato sbagliato il messaggio, il canale o il destinatario, invece di ripetere la stessa campagna più forte.