Le chat di reparto e le applicazioni di messaggistica sono ormai uno dei canali più usati in azienda, spesso senza che nessuno lo abbia deciso formalmente. Sono veloci, raggiungono le persone ovunque, permettono di inviare foto di una situazione pericolosa in tempo reale. Proprio per questo pongono problemi specifici di gestione che il RSPP deve conoscere.
Il primo riguarda la tracciabilità: un'istruzione di sicurezza data solo in una chat informale non è documentata in modo affidabile, si perde nello scorrere dei messaggi e può essere letta da alcuni e non da altri. Il secondo riguarda la protezione dei dati personali: foto di infortunati, informazioni sanitarie, nomi di lavoratori coinvolti in un evento non devono circolare su canali privati non governati dall'azienda. Il terzo riguarda il tempo di lavoro e il diritto alla disconnessione, che vanno rispettati anche per le comunicazioni di sicurezza non urgenti.
Una buona prassi consiste nel definire per iscritto quali canali digitali sono ufficiali e per quali tipi di messaggio. Per esempio: app aziendale o piattaforma di segnalazione per near miss e pericoli, con registrazione e risposta tracciata; email per procedure e documenti; chat di squadra solo per coordinamento operativo e avvisi immediati, come la chiusura temporanea di una corsia. Le comunicazioni importanti inviate su canali veloci vanno poi riprese e consolidate in un documento ufficiale, con evidenza della presa visione.