Le ore e i giorni successivi a un infortunio grave sono il momento in cui la comunicazione aziendale viene osservata con la massima attenzione. I lavoratori vogliono sapere cosa è successo, come sta il collega, se il rischio è ancora presente, se qualcuno verrà incolpato. Una comunicazione sbagliata in questa fase lascia tracce durature sulla fiducia.
Nei primi momenti l'urgenza è informare su ciò che riguarda la sicurezza immediata: area interdetta, macchina ferma, attività sospese, chi coordina. Poi, in tempi brevi, una comunicazione della direzione a tutto il personale, sobria e rispettosa: cosa è accaduto nei fatti accertati, condizioni del collega nei limiti della riservatezza e con il consenso della famiglia, misure provvisorie adottate, impegno ad analizzare le cause. Vanno evitate ipotesi premature sulle responsabilità e frasi che attribuiscono l'evento alla disattenzione del lavoratore prima che l'analisi sia conclusa.
Al termine dell'indagine interna, la restituzione dei risultati ai reparti chiude il ciclo: cause individuate, misure decise, tempi di attuazione. Molte aziende diffondono anche un avviso di sicurezza sintetico, il cosiddetto safety alert, agli altri stabilimenti del gruppo con attrezzature simili. Il RSPP collabora alla stesura dei testi con attenzione al linguaggio: descrivere i fatti senza giudizi, riconoscere l'impatto emotivo sui colleghi, indicare a chi rivolgersi per domande o per un supporto psicologico, quando disponibile.