Le riunioni sono uno strumento centrale del RSPP, ma ne esistono tipi molto diversi che richiedono preparazione e conduzione differenti. La riunione periodica dell'articolo 35 del D.Lgs. 81/08 ha natura obbligatoria nelle aziende con più di 15 lavoratori, una cadenza almeno annuale e partecipanti definiti dalla legge: datore di lavoro o suo rappresentante, RSPP, medico competente ove nominato, RLS. I suoi contenuti minimi sono stati trattati nel Modulo A; qui interessa come renderla utile.
Accanto a essa esistono riunioni di coordinamento con imprese esterne, comitati sicurezza interni con dirigenti e preposti, riunioni di analisi dopo un evento, gruppi di lavoro per la revisione di una procedura, incontri brevi di inizio turno. Ognuna ha uno scopo prevalente: informare, consultare, decidere, risolvere un problema, generare idee. Confondere gli scopi produce frustrazione; se i partecipanti credono di essere stati chiamati a decidere e scoprono che la decisione era già presa, la volta successiva non contribuiranno.
Prima di convocare qualunque riunione conviene rispondere a tre domande. Qual è il risultato concreto atteso alla fine: un verbale di consultazione, una scelta tra alternative, un elenco di azioni? Chi deve essere presente per raggiungerlo, e chi invece può essere solo informato dopo? Esiste un modo più rapido per ottenere lo stesso risultato, come una consultazione scritta o un colloquio individuale? Molte riunioni inutili sparirebbero con questa semplice verifica preliminare.