In molte aziende la riunione periodica è diventata un rito: il RSPP legge una relazione, il medico competente comunica i dati aggregati della sorveglianza sanitaria, il RLS prende atto, si firma il verbale. L'obbligo è assolto, ma l'occasione è sprecata. È infatti l'unico momento in cui datore di lavoro, servizio di prevenzione, medico e rappresentante dei lavoratori siedono allo stesso tavolo con il compito esplicito di esaminare l'andamento della sicurezza.
Alcune scelte la trasformano. Inviare i materiali con almeno una settimana di anticipo, così che la discussione parta da dati già letti. Presentare i numeri in forma confrontabile con gli anni precedenti, con pochi grafici e una lettura chiara delle tendenze. Dedicare spazio alle segnalazioni del RLS, chiedendogli prima della riunione quali temi intende portare. Chiedere al medico competente di commentare non solo i giudizi di idoneità ma anche le indicazioni utili per la prevenzione, sempre nel rispetto del segreto professionale.
Soprattutto, la riunione deve concludersi con decisioni, non solo con osservazioni: obiettivi di miglioramento per l'anno, con responsabili e tempi, da riprendere puntualmente nella riunione successiva. L'articolo 35 prevede che la riunione si tenga anche in occasione di variazioni significative delle condizioni di esposizione al rischio, come l'introduzione di nuove tecnologie; usare questa possibilità quando si avvia un nuovo impianto dimostra che lo strumento serve davvero.