Un ordine del giorno ben scritto è già metà del lavoro. Non deve limitarsi a un elenco di titoli generici come «varie sicurezza» o «aggiornamento DVR», ma indicare per ogni punto l'obiettivo e il tipo di contributo atteso: informazione, discussione, decisione. Per esempio: «Scelta tra due modelli di parapetto mobile per le baie di carico, decisione». Accanto a ogni punto va stimato il tempo, mettendo in testa gli argomenti che richiedono decisioni, quando l'attenzione è più alta.
Per riunioni con più di cinque o sei persone conviene assegnare ruoli espliciti. Il facilitatore guida la discussione, distribuisce la parola, riporta al tema; spesso è il RSPP, ma non deve per forza coincidere con chi presenta i contenuti tecnici. Il verbalizzante annota decisioni e azioni in tempo reale, non la cronaca di chi ha detto cosa. Il custode del tempo segnala quando un punto sta superando lo spazio previsto, così da decidere consapevolmente se proseguire o rinviare.
La logistica conta più di quanto si pensi. Una sala troppo piccola, un proiettore che non funziona, l'assenza di una planimetria quando si discute di vie di esodo, o la convocazione nella mezz'ora prima della mensa, fanno perdere efficacia. Anche la composizione va pensata: invitare il manutentore che conosce l'impianto è più utile di avere tre dirigenti che dovranno comunque chiedere a lui. Il materiale di supporto, come fotografie del sopralluogo o misure rilevate, va preparato e inviato prima.