Una riunione si apre richiamando lo scopo, il tempo disponibile e il risultato atteso: «Abbiamo un'ora, alla fine dobbiamo aver scelto le priorità degli interventi sulle scaffalature». Nella fase di discussione il facilitatore bilancia gli interventi, invita chi parla poco con domande dirette e non giudicanti, riassume periodicamente i punti emersi e separa con chiarezza la raccolta di idee dalla loro valutazione.
Alcuni comportamenti ricorrenti richiedono tecniche precise. Chi monopolizza la parola va ringraziato per il contributo e fermato riassumendo il suo punto, per poi rivolgersi esplicitamente ad altri. Chi divaga va riportato al tema annotando la sua questione in un elenco di argomenti da riprendere, così non si sente ignorato. Chi attacca un collega va ricondotto dal piano personale ai fatti. Chi resta in silenzio con atteggiamento critico può essere interpellato chiedendo un parere tecnico specifico in cui è competente.
Gli errori più frequenti nelle riunioni di sicurezza sono noti. Trasformarle in lezioni frontali del RSPP, con slide piene di articoli di legge. Discutere a lungo di casi singoli senza ricavarne regole generali. Riaprire ogni volta decisioni già prese perché qualcuno era assente. Concludere senza assegnare responsabilità. Lasciare che il telefono dei partecipanti interrompa continuamente il lavoro. Una regola semplice e condivisa all'inizio, come telefoni silenziati e interventi brevi, previene buona parte di questi problemi senza bisogno di richiami successivi.