Quando il RSPP chiede risorse, la forma della richiesta influenza molto la risposta. Una proposta con una sola soluzione mette il decisore davanti a un sì o un no; una proposta con alternative ragionate lo mette nella posizione di scegliere, e aumenta la probabilità che una misura venga adottata. La regola pratica è presentare almeno due o tre opzioni, ciascuna con efficacia, costo, tempi e impatto sulla produzione.
Un esempio in un'azienda metalmeccanica con un rischio di schiacciamento nella zona di alimentazione di una piegatrice. Opzione uno: barriere fotoelettriche con sistema di comando conforme alle norme tecniche, intervento più efficace e costoso, fermo macchina di due giorni. Opzione due: riparo mobile interbloccato, efficacia buona, costo minore, piccolo rallentamento del ciclo. Opzione tre: misure solo organizzative e formazione, costo minimo ma efficacia limitata e incompatibile con la gerarchia delle misure se esistono soluzioni tecniche praticabili. Chiarire perché l'opzione tre non è accettabile come soluzione definitiva è parte del ruolo del consulente.
Nella proposta conviene esplicitare anche le conseguenze del non fare: probabilità e gravità del danno, ricadute legali, impatto su eventuali certificazioni o audit di clienti. Il tutto in una pagina, con allegati tecnici separati. Se il vertice sceglie una soluzione diversa da quella raccomandata dal RSPP, è opportuno che la scelta e le motivazioni restino documentate per iscritto, nel rispetto dei rispettivi ruoli.