Capita spesso che il RSPP incontri il datore di lavoro per pochi minuti, in corridoio, alla fine di un'altra riunione, durante una visita in reparto. Arrivare preparati a questi momenti fa la differenza. Una tecnica utile è avere sempre pronta una sintesi di trenta secondi sul tema più importante del momento: qual è il problema, perché riguarda l'azienda, cosa propongo, cosa mi serve da te. Per esempio: «Abbiamo tre carrelli che non hanno ancora il sistema di rilevamento pedoni; nelle ultime settimane due quasi incidenti; propongo di estenderlo a tutta la flotta e mi serve la tua approvazione per avviare l'acquisto».
Le obiezioni del vertice sono prevedibili e vanno preparate. «Costa troppo»: presentare alternative graduate o un piano su più esercizi. «Non è mai successo niente»: portare near miss, casi analoghi del settore, la probabilità che rimane anche in assenza di eventi. «Gli operai devono solo stare attenti»: spiegare in modo semplice perché le misure tecniche vengono prima dei comportamenti. «Lo fanno tutti così»: indicare il riferimento normativo o tecnico che definisce lo stato dell'arte.
Un'obiezione non è un rifiuto: spesso segnala una preoccupazione legittima che va capita. Chiedere «cosa ti preoccupa di più di questa proposta?» porta in superficie il vero vincolo, che può essere il budget dell'anno, la consegna a un cliente, la resistenza di un responsabile di produzione. Conoscere il vincolo permette di riformulare la proposta anziché ripeterla con più insistenza.