Uno dei compiti più delicati del RSPP è far comprendere al datore di lavoro e ai dirigenti la loro posizione di garanzia. La legge attribuisce al datore di lavoro obblighi non delegabili, come la valutazione dei rischi e la designazione del RSPP, e lo rende destinatario principale delle conseguenze penali in caso di violazioni. Molti imprenditori ne hanno una conoscenza vaga, oppure distorta da racconti di casi clamorosi.
Due approcci sbagliati sono frequenti. Il primo è l'allarmismo: usare la minaccia di sanzioni e processi come leva per ottenere ogni intervento. Funziona all'inizio, poi genera assuefazione o diffidenza, e trasforma il RSPP in un portatore di cattive notizie da evitare. Il secondo è la reticenza: non dire chiaramente al datore di lavoro che una situazione lo espone a responsabilità serie, per non apparire scomodo.
L'approccio corretto è informativo e costante. Spiegare con esempi concreti in cosa consiste l'obbligo, quali sono gli strumenti per adempiere, come la delega di funzioni regolata dall'articolo 16 può distribuire alcune responsabilità ma non quelle indelegabili, quale ruolo ha un modello organizzativo conforme all'articolo 30. Le segnalazioni importanti vanno sempre fatte anche per iscritto, con data, descrizione del rischio e proposta di misura. Questa traccia non è un atto di sfiducia, ma una garanzia di chiarezza per entrambi: documenta il contributo consulenziale del RSPP e consente al datore di lavoro di decidere con piena consapevolezza.