Un infortunio mortale, un incendio visibile dall'esterno, un rilascio di fumi o odori verso le abitazioni portano rapidamente l'azienda sotto l'attenzione di giornalisti, amministrazioni locali e residenti. In queste circostanze la regola fondamentale è avere un portavoce unico, deciso in anticipo dalla direzione, preparato e autorizzato. Il RSPP raramente svolge questo ruolo, ma fornisce al portavoce informazioni tecniche accurate e lo aiuta a non commettere errori su temi di sicurezza.
Alcuni principi guidano i rapporti con la stampa. Rispondere sempre, anche solo per dire che si stanno raccogliendo le informazioni e quando si farà un aggiornamento: il «nessun commento» viene letto come ammissione o come chiusura. Non fornire dati personali dei lavoratori coinvolti, né ipotesi sulle cause o sulle responsabilità, che saranno accertate dagli organi competenti. Non contraddire pubblicamente le autorità che stanno indagando. Esprimere vicinanza alle persone coinvolte in modo sincero e non formale.
Verso la comunità locale vale un approccio più ampio, soprattutto per stabilimenti con rischi che possono uscire dal perimetro. I residenti vogliono sapere se sono in pericolo, cosa devono fare, come saranno informati in futuro. Incontri pubblici, numeri dedicati, aggiornamenti scritti e trasparenza sui risultati delle misure ambientali costruiscono fiducia. Un'azienda che ha investito in relazioni con il territorio prima dell'emergenza parte da una posizione di credibilità molto più solida.