Le ispezioni di ASL, Ispettorato del Lavoro e Vigili del Fuoco sono momenti in cui la qualità della comunicazione aziendale ha effetti immediati. Gli ispettori agiscono come ufficiali di polizia giudiziaria e si formano un giudizio non solo sui documenti, ma anche sulla trasparenza e sull'organizzazione con cui vengono accolti.
Prima: conviene avere una procedura interna che indichi chi accoglie gli ispettori, chi viene avvisato, dove si trovano i documenti principali. DVR, nomine, attestati di formazione, verbali delle verifiche periodiche, registri antincendio e documentazione delle attrezzature dovrebbero essere reperibili in pochi minuti. Un archivio disordinato comunica disorganizzazione.
Durante: atteggiamento collaborativo, risposte precise e limitate ai fatti, nessuna improvvisazione su dati che non si conoscono, nessun tentativo di nascondere situazioni o di modificare lo stato dei luoghi. Prendere nota delle richieste e dei documenti consegnati. Il RLS ha diritto di formulare osservazioni ed è di norma sentito: è bene facilitarne la presenza. Le dichiarazioni a verbale devono descrivere fatti, non opinioni, e vanno rilette con attenzione prima della firma.
Dopo: analizzare le prescrizioni ricevute, pianificare gli interventi entro i termini assegnati, documentare l'adempimento con fotografie e fatture, comunicare internamente i risultati. Un rapporto professionale e corretto con gli organi di vigilanza, costruito nel tempo, è un patrimonio dell'azienda.