Un modello utile per il RSPP vede l'operatore come un sistema che riceve segnali, li percepisce, li interpreta alla luce della memoria, decide e agisce. Ogni stadio ha limiti. La percezione è selettiva: notiamo ciò che ci aspettiamo e ciò che risalta per contrasto, movimento o novità. L'attenzione è una risorsa limitata, che si può dividere tra compiti diversi solo entro certi margini, soprattutto se usano lo stesso canale, come due compiti entrambi visivi.
La memoria di lavoro, quella che usiamo per tenere a mente un codice o una sequenza mentre operiamo, ha una capacità molto ridotta: pochi elementi alla volta, che decadono rapidamente se interrotti. La memoria a lungo termine è ampia ma il recupero è fallibile e influenzato dal contesto. Le decisioni, specie sotto pressione temporale, si basano spesso su euristiche, scorciatoie mentali che funzionano quasi sempre ma producono distorsioni sistematiche, come vedere solo le informazioni che confermano la prima ipotesi.
Le conseguenze progettuali sono dirette. Non affidare alla memoria ciò che può stare scritto sull'attrezzatura o su una checklist. Non chiedere di confrontare due numeri lunghi letti su schermi diversi. Evidenziare le informazioni critiche con codifiche ridondanti, ad esempio colore più forma più posizione. In un ufficio amministrativo come in una centrale termica, l'errore di trascrizione o di lettura è quasi sempre il punto in cui il compito ha superato uno di questi limiti.