Nel comportamento basato sulle regole la persona riconosce una situazione e richiama una risposta già nota, appresa dall'esperienza, dall'addestramento o da una procedura. Gli errori possibili sono di due famiglie. La prima è l'applicazione di una regola valida nella situazione sbagliata: i segnali sembrano quelli di un caso noto, ma qualche dettaglio diverso viene trascurato. La seconda è l'applicazione di una regola sbagliata, imparata male o diventata inadeguata dopo un cambiamento dell'impianto.
Un esempio della prima famiglia: in una centrale termica l'allarme di bassa pressione si è sempre risolto riarmando una pompa; quando la causa è una perdita sulla linea, l'operatore riarma per tre volte prima di cercare altrove. Un esempio della seconda: un carrellista ha imparato da un collega che si può sollevare un carico leggermente sopra la portata nominale se il baricentro è vicino al montante, regola informale tramandata e mai verificata.
Le regole forti, usate spesso e con successo, tendono a prevalere su quelle rare anche quando queste sarebbero più adatte. Ne derivano indicazioni pratiche: le eccezioni importanti vanno evidenziate nelle procedure e richiamate negli addestramenti periodici; dopo ogni modifica di impianto o di prodotto occorre chiedersi quali regole consolidate diventano pericolose; le regole informali che circolano nei reparti vanno fatte emergere, discusse e confermate o corrette, ad esempio durante incontri brevi con i preposti.