Studiare le violazioni significa capire il bilancio, spesso inconscio, che il lavoratore fa tra costi e benefici della regola. I benefici della violazione sono immediati e certi: tempo risparmiato, minore fatica, approvazione dei colleghi o del capo per aver chiuso il lavoro. I costi sono lontani e incerti: un infortunio che, nell'esperienza personale, non è mai capitato. Ogni volta che la violazione riesce senza conseguenze, il bilancio si rafforza.
Contribuiscono altri fattori. Le regole percepite come scritte per proteggere l'azienda e non il lavoratore perdono credibilità. Le procedure inapplicabili, ad esempio quelle che prevedono attrezzature non disponibili, rendono la deviazione inevitabile. I messaggi contraddittori della direzione, che chiede sicurezza a parole ma premia la produttività nei fatti, legittimano la scorciatoia. La normalizzazione della devianza, concetto reso noto dalle analisi dell'incidente dello Space Shuttle Challenger, descrive proprio la progressiva accettazione di deviazioni che diventano la nuova normalità.
Il RSPP può indagare questi meccanismi con metodi semplici. Osservare il lavoro reale e confrontarlo con quello prescritto, chiedendo senza tono accusatorio perché si fa in un certo modo. Verificare se l'attrezzatura e il tempo previsti dalla procedura sono effettivamente disponibili. Raccogliere le opinioni dei lavoratori sulle regole più disattese. Spesso emerge che la violazione è una forma di adattamento a un sistema imperfetto, e che correggere il sistema la rende inutile.