Un allarme ha senso solo se richiede una risposta dell'operatore. Le linee guida di settore per la gestione degli allarmi, tra cui la pubblicazione EEMUA 191 e la norma IEC 62682 per l'industria di processo, insistono su questo punto: ogni allarme deve essere rilevante, unico, tempestivo, prioritizzato, comprensibile e associato a un'azione definita. In molti impianti reali la situazione è opposta: allarmi che suonano di continuo, duplicati, residui di configurazioni vecchie.
Il fenomeno dell'inondazione di allarmi si verifica quando, durante un evento anomalo, decine o centinaia di allarmi si attivano in pochi minuti. L'operatore non riesce a leggerli, figuriamoci a capirne la sequenza, e l'allarme che contiene l'informazione decisiva si perde nel rumore. Anche in condizioni normali, gli allarmi che si attivano spesso senza conseguenze generano la tendenza a tacitarli in automatico, un adattamento comprensibile che però rende inefficace il sistema nel momento in cui serve.
Per i segnali acustici di pericolo negli ambienti di lavoro la UNI EN ISO 7731 fornisce criteri di udibilità e distinguibilità rispetto al rumore di fondo. Sul piano gestionale il RSPP può promuovere alcune azioni: un censimento degli allarmi con la loro frequenza, la revisione delle soglie insieme ai tecnici di processo, l'eliminazione di quelli privi di azione associata, la definizione di priorità visive e sonore distinte. In un magazzino frigorifero, ad esempio, l'allarme uomo in cella deve essere chiaramente diverso da quello di temperatura.