Molte procedure aziendali falliscono non perché siano sbagliate, ma perché sono scritte per l'auditor e non per l'operatore. Sono lunghe, piene di rimandi normativi, con frasi passive e generiche come prestare la massima attenzione, prive di indicazioni sui punti critici. Una procedura progettata secondo i principi dei fattori umani parte invece dall'analisi del compito reale e si chiede quali informazioni servono, a chi, in quale momento e in quale formato.
Alcune regole pratiche sono ampiamente condivise. Un'azione per passo, espressa con un verbo all'imperativo, nell'ordine in cui si esegue. Le condizioni e le avvertenze poste prima del passo cui si riferiscono, non dopo. Valori numerici espliciti invece di aggettivi come adeguato o sufficiente. Fotografie o disegni della situazione reale, con frecce sui punti da controllare. Formato adattato all'ambiente: plastificato e appeso alla macchina, leggibile con i guanti, con caratteri visibili alla distanza d'uso. Lingua comprensibile ai lavoratori effettivamente presenti.
Occorre poi distinguere il livello di dettaglio in base all'esperienza e alla frequenza. Per compiti frequenti e semplici basta una scheda sintetica dei punti chiave; per compiti rari o ad alta conseguenza serve una checklist da seguire passo per passo, con spunta. Ogni procedura va provata sul campo con chi la userà prima di essere emessa, e rivista quando cambiano impianto, prodotto o organizzazione. La discrepanza tra lavoro prescritto e lavoro reale va considerata un'informazione utile, non una mancanza.