Ogni iniziativa di prevenzione coinvolge persone con potere e interesse diversi. La matrice potere-interesse, strumento classico del management, aiuta il RSPP a decidere come gestire ciascun interlocutore. Si collocano gli stakeholder su due assi: quanto possono influire sulla decisione e quanto sono interessati al risultato.
Chi ha alto potere e alto interesse va coinvolto attivamente, con incontri dedicati e condivisione delle scelte: tipicamente il datore di lavoro e il direttore di stabilimento. Chi ha alto potere ma basso interesse va tenuto soddisfatto con informazioni sintetiche e mirate, come il direttore finanziario che approverà la spesa. Chi ha basso potere ma alto interesse va informato con regolarità: RLS, lavoratori del reparto interessato, preposti. Chi ha potere e interesse bassi va semplicemente monitorato.
Esempio: progetto di sostituzione di un solvente in un reparto verniciatura. Il responsabile qualità ha potere elevato perché deve validare il nuovo prodotto sul ciclo di finitura, e un interesse inizialmente basso. Ignorarlo significa vedere bocciato il progetto a fine percorso. Coinvolgerlo dall'inizio, chiedendo quali prove di adesione e resistenza servono, trasforma un potenziale ostacolo in un alleato. Gli operatori, interessati agli effetti su odore e tempi di essiccazione, vanno ascoltati con prove pilota.
Gli stakeholder esterni contano allo stesso modo: organo di vigilanza, committenti, compagnie assicurative, vicini dello stabilimento. Una mappa aggiornata riduce le sorprese.