Molti progetti di sicurezza falliscono già alla partenza perché l'obiettivo è vago. Ridurre i rischi del magazzino non è un obiettivo di progetto, è un'intenzione. Un obiettivo ben formulato è SMART: preciso, quantificabile, realistico, pertinente e con una scadenza fissata. Per esempio: realizzare entro il 31 marzo la separazione fisica dei percorsi pedonali dalle corsie dei carrelli nelle tre aree di picking, con barriere certificate e attraversamenti segnalati, mantenendo invariata la capacità di movimentazione oraria.
Ogni progetto ha bisogno di uno sponsor, cioè una figura con autorità che lo sostiene e sblocca le risorse: di solito il direttore di stabilimento o il direttore operations. Il RSPP raramente può essere sponsor di se stesso, perché non dispone del budget né del potere di imporre priorità ai reparti. Può invece essere il project manager, oppure il consulente tecnico di un project manager scelto dall'ingegneria o dalla manutenzione.
Il documento di avvio, spesso chiamato project charter, occupa una o due pagine e contiene: motivazione con il riferimento al rischio valutato, obiettivo SMART, ambito incluso ed escluso, sponsor e project manager, principali stakeholder, budget di massima, scadenze principali, rischi noti del progetto. Firmato dallo sponsor, diventa il mandato formale.
Il vantaggio è anche documentale: il charter collega in modo evidente il progetto alla misura indicata nel programma di miglioramento del documento di valutazione, dimostrando che la pianificazione prevista dalla legge si traduce in azioni concrete.