Una volta scomposto il lavoro, le attività vanno collocate nel tempo. Il diagramma di Gantt rappresenta ogni attività con una barra orizzontale lungo l'asse temporale e mostra le dipendenze: non si può installare prima di aver ricevuto i materiali, non si può collaudare prima di aver installato. Le milestone sono eventi senza durata che segnano traguardi importanti, come l'approvazione del progetto esecutivo o la firma del verbale di collaudo.
Il cammino critico è la sequenza di attività dipendenti che determina la durata minima del progetto. Un ritardo su un'attività del cammino critico sposta la data finale; un ritardo su un'attività con margine, detto anche slack, no. Conoscere il cammino critico permette di concentrare l'attenzione dove serve. In molti progetti di sicurezza il collo di bottiglia non è tecnico ma organizzativo: i tempi di consegna di un fornitore, l'approvazione della spesa, la disponibilità della linea per l'intervento.
Un esempio frequente è l'adeguamento di una pressa che richiede il fermo macchina. Se l'unica finestra disponibile è la fermata estiva, tutto ciò che precede, cioè progetto del riparo interbloccato, ordine dei componenti con relativi tempi di consegna, preparazione dell'impresa, va pianificato a ritroso da quella data. Perdere la finestra significa rinviare di mesi e, nel frattempo, mantenere misure organizzative provvisorie più deboli.
Il Gantt va aggiornato con l'avanzamento reale e condiviso con lo sponsor: un ritardo comunicato presto è un problema gestibile, uno scoperto alla scadenza no.