Nel linguaggio aziendale si distinguono le spese correnti, dette anche opex, dagli investimenti, detti capex. Le prime riguardano beni e servizi consumati nell'anno, come formazione, visite mediche, DPI di uso corrente, verifiche periodiche. I secondi riguardano beni durevoli che vengono capitalizzati e ammortizzati in più esercizi, come una nuova cabina di aspirazione o un sistema di barriere per il magazzino. La distinzione è importante perché i due tipi di spesa seguono spesso processi di approvazione diversi e hanno un impatto diverso sul conto economico.
La costruzione del budget segue tipicamente il calendario aziendale, con proposte raccolte nell'autunno per l'esercizio successivo. Il RSPP parte dal piano annuale del servizio e dal programma di miglioramento del documento di valutazione, stima i costi delle attività ricorrenti sulla base dei consuntivi degli anni precedenti e delle scadenze note, poi elenca gli investimenti con un ordine di priorità legato al livello di rischio.
Per ogni investimento conviene preparare una scheda sintetica: rischio affrontato, riferimento normativo, soluzione proposta, alternative considerate, costo, tempi, effetti attesi. Quando le risorse non bastano per tutto, è la direzione a scegliere, ma deve farlo conoscendo le conseguenze; la scheda le rende esplicite.
Utile anche prevedere una piccola riserva per interventi urgenti non pianificati: la rottura di un dispositivo di sicurezza o una prescrizione dell'organo di vigilanza non possono aspettare il budget dell'anno successivo.