Una buona idea presentata male non viene finanziata. Quando il RSPP porta una proposta al consiglio di amministrazione o al comitato di direzione, deve tenere conto del poco tempo disponibile e del fatto che l'interlocutore valuta decine di richieste in competizione per le stesse risorse.
Il formato più efficace è breve e strutturato. Si apre con il problema, espresso in termini comprensibili: in un anno, quattro urti tra carrelli e scaffalature e tre quasi incidenti con pedoni nell'area di picking. Si indica il rischio, cioè che cosa potrebbe accadere e con quali conseguenze per le persone e per l'azienda, compresi gli aspetti legali e di responsabilità dell'ente. Si presentano le opzioni considerate, almeno due, con costi, tempi e livello di riduzione del rischio. Si formula una raccomandazione chiara e si specifica la decisione richiesta, per esempio l'approvazione di un investimento entro una certa data per sfruttare la fermata programmata.
Alcuni accorgimenti aiutano. Una sola pagina di sintesi, con i dettagli in allegato. Grafici semplici, non tabelle dense. Termini tecnici ridotti al minimo. Fotografie della situazione reale, che spesso valgono più di molte parole. Coinvolgimento preventivo dello sponsor e del controllo di gestione, così che i numeri non vengano contestati in riunione.
Se la proposta viene respinta o rinviata, la decisione va verbalizzata insieme alle misure transitorie adottate: la direzione ha diritto di scegliere, ma deve risultare che lo ha fatto con piena conoscenza del rischio.