Il RSPP è di solito il regista della preparazione del riesame. Il suo compito è trasformare una grande quantità di dati in un documento che permetta alla direzione di decidere in poco tempo. Un dossier ben costruito ha una sintesi iniziale di una pagina con i tre o quattro messaggi principali e le decisioni richieste, seguita da sezioni di approfondimento ordinate secondo gli elementi in ingresso della norma.
Conviene evitare la tentazione di mostrare tutto. Meglio presentare le tendenze e gli scostamenti significativi, collegando ciascun problema a una proposta. Se l'obiettivo di ridurre gli infortuni da movimentazione manuale non è stato raggiunto, il dossier spiega perché, ad esempio per ritardi nell'acquisto di ausili per la pallettizzazione, e propone che cosa fare l'anno successivo con il relativo costo.
Il riesame previsto dai sistemi di gestione non coincide con la riunione periodica dell'art. 35, obbligatoria almeno una volta all'anno nelle aziende e unità produttive che occupano più di quindici lavoratori. La riunione periodica vede la partecipazione del datore di lavoro o di un suo rappresentante, del RSPP, del medico competente e del RLS, ed esamina documento di valutazione, andamento di infortuni, malattie professionali e sorveglianza sanitaria, criteri di scelta dei DPI, programmi di informazione e formazione.
Le due occasioni possono però alimentarsi a vicenda: i contenuti e le osservazioni del RLS emersi nella riunione periodica sono un input naturale del riesame, e le decisioni del riesame possono essere illustrate nella riunione successiva.